København sætter strøm til dialogen

Københavns Kommune er landets største indkøber med en indkøbsvolumen på 11 mia. kr. om året. Det giver rig mulighed for at påvirke markedets udvikling, opnå skarpe priser og samtidig stille høje krav til kvalitet, miljø m.v. Og det forudsætter et indgående kendskab til produkter og dialog med markedets aktører.

Med Københavns Kommunes indkøbspolitik 2014-18, samt en række vedtagne initiativer i forbindelse med fokus på at gøre det nemmere at byde på Københavns Kommunes opgaver, stiller kommunen skarpt på god dialog med virksomhederne i forbindelse med udbudsprocessen. Derfor er dialogen med markedet blevet en politisk prioritet, som kommunens medarbejdere forholder sig til”.  - Rikke Stampe Wesch.

Mere indsigt og færre fejl

Rikke Stampe Wesch er projektleder i Københavns Kommunes Center for Økonomi; Team Udbud & Kontrakter.  Hun beskriver, hvorfor et digitalt dialogredskab som ComDia, Processios platform, også er et vigtigt redskab i forbindelse med kommunens udbudsprocesser:

”Vi skal have de bedste løsninger og produkter. Derfor har vi behov for at have kendskab til den udvikling og innovation, der hele tiden sker i markedet. Det kan vi gøre på mange måder. En af måderne er, at gøre brug af en digital platform som ComDia, hvor vi kan indgå i dialog med markedets aktører, inden vi starter udbud. Den dialog, der foregår på den digitale platform, kan være medvirkende til at klæde os på i forhold til at stille krav om de nyeste løsninger”.

Ifølge Rikke Stampe Wesch arbejder Københavns Kommune desuden målrettet for at forhindre fejl, der betyder, at udbud må gå om:

”Hvis vi ikke har tilstrækkelig indsigt i markedet, når vi laver udbud, risikerer vi, at udbuddet må gå om. Men eftersom det er meget ressourcekrævende for alle parter er det noget, vi er meget opmærksomme på at undgå. Dialog med markedet kan hjælpe os til at forebygge at vores udbud må gå om”.

Rigspolitiet i dialog med hele verden

Når Rigspolitiet skal bruge automatisk nummerpladegenkendelse, er brugbarheden essentiel. Derfor taler de med hele verden, inden de går i udbud

En ANPG-løsning skal vurderes ud fra utroligt mange aspekter, herunder tekniske, sikkerhedsmæssige, brugerrelaterede og naturligvis økonomiske. Der er mange variationsmuligheder, og dertil kommer, at der konstant komme nye innovative løsninger på markedet.

At indsamle alle data om udvikling og produkter ville kræve enorme ressourcer, og der ville stadig være risiko for at misse nye muligheder, som måske kunne blive afgørende for fremtidens politiarbejde.

Derfor valgte Rigspolitiet at benytte platformen OffentligPrivatDialog.dk fra Processio og indbyde markedets aktører til en indledende dialog med et idéudbud.

”Fra Rigspolitiets side kan vi give oplysninger om de forventede specifikationer, men det helt centrale for os er, at vi kan søge oplysninger, som kan bruges til at justere specifikationerne, identificere eventuelle alternative løsninger samt få indsigt i markedets karakteristika og servicemuligheder”.

UNFCCC har et årligt indkøbsbudget på 20 mio. USD.

Med Processios ComDia kan de nu gå i struktureret prækommerciel dialog med markedet. Gevinsterne er så store, at investeringen har tjent sig selv ind på blot ét år.
UNFCCC er FNs sekretariat for klimakonventionen. Det har eksisteret siden 1992. I 1996 fik det fast adresse i Bonn, Tyskland. Sekretariatet har omkring 500 ansatte fra hele verden.
UNFCCC er ansvarlig for alle arrangementer vedrørende klimakonventionen. Den største er den årlige COP med op imod 10.000 deltagere.
Ud over COP’en arrangerer UNFCCC årligt knap 4.000 møder, konferencer og events om året.

Spørgsmål i tide

Hans Møller-Sørensen er indkøbschef i UNFCCC og dermed den ansvarlige for indkøb af alt fra IT-udstyr og inventar til kuglepenne. Det er indkøb, der årligt andrager 20 mio. USD eller ca. 120 mio. DKK. Flere indkøb er af en størrelsesorden, der betyder, at de skal sættes i udbud. Med de begrænsninger, det medfører:

”Der er meget stramme regler for, hvordan udbud skal forløbe. Blandt andet er der flere restriktioner omkring spørgsmål fra leverandørerne”,

fortæller Hans Møller-Sørensen og fortsætter:

”Vi fik mange spørgsmål i forbindelse med vores udbud. Gode spørgsmål. Faktisk så gode, at vi blev bevidste om, at vores udbudsmateriale ikke altid var tilstrækkeligt.. Spørgsmålene afslørede simpelthen, at de specifikationer, vi havde med, i enkelte tilfælde var uhensigtsmæssige eller ikke svarede til det faktiske markedsudbud. Det har nogle gange ført til, at vi har måtte aflyse udbud, lave udbudsmaterialet om, for så at sætte et nyt udbud i gang. Resultatet var, at udbuddene blev både forsinkede og fordyrede”.

Det ændrede sig imidlertid, da UNFCCC fik Processio ComDia og PubLinked. Hans Møller-Sørensen forklarer:

”Med ComDia kan vi nu gå i prækommerciel dialog med markedet og er således langt mere frit stillet. Nu kan vi indgå i en struktureret dialog og tage alle spørgsmålene, inden udbuddet sættes i gang. Det har både løftet kvaliteten af vores udbudsmateriale, sparet mange ressourcer, og det er også med til at klæde leverandørerne meget bedre på”.

Ifølge Hans Møller-Sørensen betyder ComDia desuden, at UNFCCC har mulighed for at generere viden, der ikke alene kan bruges, når det aktuelle udbud sættes i gang, men også til efterfølgende lignede udbud.

Leverandøroverblik

Det fulde potentiale af ComDia realiseres dog først rigtigt i samspillet med PubLinked, hvor alle leverandører kan oprette en profil. Ifølge Hans Møller-Sørensen giver det et længe savnet overblik:
”Tidligere havde vi leverandørerne spredt i forskellige Excel-ark. Med PubLinked har vi nu mulighed for et fuldt overblik over alle leverandører, deres specialer og historik. Samtidig kan vi lave en meget målrettet kommunikation med markedet og på den måde sikre, at vi altid får kontakt med de mest egnede til en given opgave”.

Plug n’Play

Ifølge Hans Møller-Sørensen kan IT-løsninger, der leveres som særligt tilpassede, hurtigt blive meget kostbare. Derfor gik han på jagt efter en hyldevare, da beslutningen om at investere i et værktøj til den prækommercielle dialog var taget. Det fik han med Processio. Men med en væsentlig forskel:

”Vi er blevet overraskede over Processios løsning. Positivt overraskede. Det er en plug n’play-løsning: Lige til at tage i brug. Det, der dog adskiller den fra traditionelle hyldevarer er at den er så fleksibel, at den passer, som var den skræddersyet til vores behov”.

Hans Møller-Sørensen er også positiv over den konstante udvikling:

”Processio arbejder løbende med at forbedre deres løsninger. Det gør de blandt andet i samarbejde med kunderne, der gør opmærksom på flere eller nye behov. Det, der er den store fordel for os, er, at hver gang der laves en opgradering, så får vi også adgang til den. Opgraderingen sker på platformen og er dermed tilgængelig for alle. Og det betyder ikke, at vi skal betale mere. De konstante forbedringer er en del af licensen”.

Københavns kommune – Social Dumping

Københavns Kommune benytter digitalt redskab i planlægningen af indsats mod social dumping.

I efteråret 2014 lancerede Københavns Kommune kampagnen ”Fair forhold i København”, der skal sikre ordentlige løn- og arbejdsvilkår hos kommunens leverandører. Digital løsning fra Processio skal give det nødvendige overblik.

Stikprøver og indsatsteam
Alle leverandører af tjenesteydelser, bygge- og anlægsopgaver til Københavns Kommune underskriver kommunens arbejdsklausul ved kontraktindgåelse. Derudover anvendes arbejdsklausulen i øvrige kontrakter, hvor det er hensigtsmæssigt. Kommunen har indgået aftale med et eksternt indsatsteam, som følger op på, om kravene bliver overholdt. Indsatsteamet skal gennemføre minimum 400, men op til 1.400, årlige stikprøver, hvoraf 50 % som minimum skal være som kontrolbesøg på arbejdspladsen.

Ifølge Rikke Stampe Wesch, der er projektleder i Københavns Kommunes Center for Økonomi; Team Udbud & Kontrakter, er det en ambition, der uden en digital løsning som Processios ville være vanskelig, at leve op til:

”Indsatsteamet, som skal foretage stikprøver og kontrolbesøg, er eksternt, og sammenholdt med, at kontrakter og aftaler indgås med kommunens forskellige forvaltninger, gav det en udfordring. Vi havde behov for en løsning, der kunne give ét samlet overblik og sikre, at indsatsteamet hele tiden bliver holdt ajour med, hvilke leverandører og aftaler kommunen har”.

Løsningen blev en digital platform, som både indsatsteam og leverandører har adgang til. Rikke Stampe Wesch forklarer:

”Leverandørerne skal registrere sig via platformen. De skal både indberette basisoplysninger på sig selv og deres underleverandører. Disse oplysninger bliver knyttet til den kontrakt, de har indgået med kommunen. På den måde kan indsatsteamet altid trække aktuelle oplysninger over alle leverandører som er underlagt arbejdsklausulen”.

Enkelt og ajourført

En anden udfordring, som skulle løses digitalt, var leverandørernes mulighed for nemt at kunne opdatere deres oplysninger i tilfælde af ændringer:

”Der sker løbende ændringer hos vores leverandører. Der kan komme flere medarbejdere, nye underleverandører og så videre. Det er essentielt, at disse oplysninger hele tiden er ajourført, og at vores indsatsteam har indblik i det”, forklarer Rikke Stampe Wesch.

Ny adfærd
Det er første gang, at alle kontrakter og leverandører underlagt Københavns Kommunes arbejdsklausul bliver samlet på én digital platform. Derfor bruger Københavns Kommune mange ressourcer på at informere om den. Rikke Stampe Wesch fortæller:

”Som en del af kampagnen ’Fair Forhold i København’ kontakter vi vores leverandører. En succesfuld implementering forudsætter, at de tager den nye digitale platform til sig."

Processio lancerer ny løsning til offentlig-privat samarbejde

Leverandøroverblik, enkle processer, dialog og bekæmpelse af social dumping – Processio’s seneste løsning skal styrke offentlig-privat samarbejde og synliggøre virksomheder over for offentlige indkøbere!

Processio lancerede i begyndelsen af 2015 sit nye værktøj Leverandørlister til platformen Comdia. Målet er at gøre det nemmere for offentlige indkøbere at arbejde digitalt med processerne omkring tilbudsindhentning – fra den helt tidlige planlægning og markedsafdækningen til dialog med virksomheder og kontraktindgåelse. Alt sammen via én og samme portal.

Baggrund:

Leverandørlisterne er udviklet i samarbejde med Odense Kommune ud fra et konkret ønske om, at få særligt de små- og mellemstore virksomheder inden for bygge- og anlægsområdet i spil til nogle af kommunens mindre opgaver. Cecilie Schwartz Førby, Udbudschef i Odense Kommune, forklarer:

”Vi havde behov for en 100% digital løsning, der kunne forenkle processen og højne vidensniveauet. Som indkøbere har vi brug for at vide mere om, hvilke leverandører, der findes. Og leverandørerne har blandt andet et behov for at få viden om alle relevante opgaver, mulighed for at indgå i dialog samt skabe overblik over, hvilke konkrete krav vi stiller til kommende leverandører”.

Større synlighed og bedre konkurrencevilkår:

Leverandørlisterne fungerer således, at virksomheder opretter en profil med deres specifikationer – størrelse, specialer, referencer m.m. på platformen Comdia. Herfra kan virksomhederne så tilgå de lister, de ønsker at tilmelde sig. Det betyder, at offentlige indkøber til hver en tid kan danne sig et fuldt overblik over leverandører på markedet samt indbyde relevante virksomheder til dialoger, tilbudsgivning og licitationer.

Casper Helbo Nielsen uddyber:

”Både store virksomheder og de lokale SMV’er vil få nem adgang til at oprette sig på de enkelte Leverandørlister. Det eneste det kræver er, at virksomhederne opretter en gratis virksomhedsprofil på platformen Comdia, og derefter registrerer sig på de ønskede lister. På den måde sikrer vi, at alle leverandører bliver behandlet på lige vilkår, og har de samme konkurrencevilkår”.

Bekæmpelse af social dumping:

Med et større og større fokus på sociale klausuler i offentlige kontrakter, kan Leverandørlisterne ligeledes anvendes til at sikre, at virksomhederne har accepteret de grundlæggende vilkår for kontraktindgåelse allerede når de optages på listerne. Ifølge Cecilie Schwartz Førby har det stor indflydelse på, hvordan indsatsen mod social dumping tilrettelægges fremadrettet:

” Leverandørlisterne fungerer som en prækvalificering og er en effektiv måde, hvorpå vi kan sætte vores kamp imod social dumping i system. Med Leverandørlisterne er processen frem imod indgåelse af aftaler gjort meget nemmere. Både for leverandørerne og os”.

Leverandørlister anvendes af en lang række offentlige organisationer. De enkelte lister kan findes på www.comdia.com.

KAKI - Kvalitetssikring af Kommunale Indkøbsaktiviteter

Processio ApS har gennem Syddansk OPI-Pulje fået tilsagn om midler til afprøvning, tilpasning og dokumentation af et nyt Business Intelligence modul (BI modul), som skal indgå i porteføljen for platformen Comdia. Formålet er at teste modulet i et realistisk miljø før en markedsintroduktion. Afprøvningen og tilpasning finder sted i 2017 og sker i samarbejde med Odense Kommune.

Baggrunden for udvikling af det nye modul er, at den nye udbudslov har øget den enkelte kommunes eller offentlige institutions handlefrihed i forhold til at gennemføre anskaffelser. De gængse anskaffelsesformer kan suppleres med mere decentrale og fleksible aftaler, herunder innovationspartnerskaber. Det giver øget behov for data, der kan understøtte indkøbsafdelingerne i at afdække potentielle anskaffelser gennem supplerende aftaler.

Hensigten med Comdias BI-modul er at give den enkelte kommune eller institution mulighed for at trække data ud om bl.a. lokale, innovative eller bæredygtige indkøb under hensyntagen til udbudsregler og lokal handlefrihed. BI-modulet samler alle relevante data fra de andre Comdia-moduler i en række individuelt tilpassede rapporter. Output vil være et Business Intelligence-modul, som kan anvendes af kommuner og offentlige indkøbsenheder samt et referencedokument, som dokumenterer modulets effekt til anvendelse i en efterfølgende markedsintroduktion. 

Involverede parter

Processio ApS

Odense Kommune

SDU - Institut for Entreprenørskab og Relationsledelse 

Projektperiode

01.01.2017 - 31.12.2017

Pre-curement udbudsplaner

PRE-CUREMENT UDBUDSPLANER – SKAB STYRING OG OVERBLIK OVER ORGANISATIONENS ANSKAFFELSESPORTEFØLJE

Comdia Udbudsplaner er en integreret del af kommunikations- og managementmodulet Comdia Pre-Curement. Modulet hjælper den ordregivende myndighed med at skabe overblik over og styre anskaffel-sesfasens interne processer og sikrer, at der sker en klar og ensartet kommunikation til markedet og eks-terne partnere.

Omdrejningspunktet for modulet er den interne udbudsplan, hvor indkøbere opretter og arbejder med kommende og aktuelle udbud i et lukket back-end system. Anvender den ordregivende myndighed flere af modulets funktioner, vil det ligeledes være muligt at dele oplysningerne med eksterne samarbejds-partnere eller offentliggøre disse via de eksterne udbudsplaner.

Den ordregivende myndighed får derved et komplet billede af anskaffelsesporteføljen samtidig med, at alle processer dokumenteres.

Pre-curement Leverandørlister

OPTIMER ORGANISATIONENS TILBUDSINDHENTNING MED PRE-CUREMENT LEVERANDØRLISTER.

Comdia Leverandør- og Håndværkerlister er den anden del af kommunikations- og managementløsnin-gen Pre-curement. Virksomheder kan ved hjælp af modulet oprette sig på den ordregivende myndigheds leverandørliste, såfremt de ønsker at komme i betragtning til organisationens mindre og ikke-udbudspligtige opgaver.

Denne type af opgaver kan ofte være svære at have overblik over som ordregivende myndighed, da de som regel foregår decentralt i organisationen, og ved at man indhenter tilbud fra sædvanlige leverandø-rer. Det kan indebære, at der ikke sker en gennemsigtig konkurrence på området, ligesom mindre og lokale virksomheder kan have svært ved at komme i betragtning til opgaverne.

Comdia Contract & Planning

SKAB OVERBLIK OVER DEN INTERNE OG EKSTERNE DIALOG I AFTALENS VARIGHED OG FÅ EN DOKUMENTERET PROCES FOR LEVERANDØRENS KÆDEANSVAR

Contract & Planning er OPS-management systemets digitale aftale- og kontraktstyringsværktøj. Modulet holder den ordregivende myndighed opdateret på samarbejdet og dialogen med både brugere og leverandører fra indgåelse til afslutning af kontrakt.
Med udgangspunkt i basismodulet kan den kontrakt- og aftaleansvarlige oprette sine aftaler på platformen med mulighed for efterfølgende både at logge brugernes erfaringer med leverandøren samt skabe et fuldt overblik over potentielle underleverandører.

Comdia Dialog

FÅ MARKEDSDIALOGEN TIL AT FLYDE – FRA AFDÆKNING AF BEHOV TIL KVALITETSSIKRING AF UDBUDSMATERIALET!

Comdia Dialog er ordregivers digitale værktøj til dialog med markedet. Modulet tager udgangspunkt i basisfunktionen åben dialog, som gør det muligt for den offentlige sektor at have en dokumenteret dialog med leverandører og marked i perioden op til en anskaffelse.

Dialogen kan afvikles af flere omgange og indgå som en aktiv del af markedsafdækningen af nye behov og fokusområder, men også som et kvalitetstjek af konkret materiale.
Ordregiver kan desuden arbejde med dialogen før den offentliggøres. I denne fase tilpasses opsætningen af dialogen til de konkrete behov, og der oprettes fokusområder og indledende spørgsmål til markedet.

Comdia Innovation

Integrer innovation i organisationens anskaffelsesprocesser.

Comdia Innovation er OPS-management systemets nyeste modul. Baggrunden for modulet er en tilbagevendende udfordring for den ordregivende myndighed: At skabe det fornødne overblik over, hvad markedet kan levere inden for innovative områder som velfærdsteknologi, Smart City eller Cleantech. Disse markeder er ofte sammensat af meget små virksomheder, som ikke altid besidder ressourcerne til at synliggøre sine gode idéer og produkter over for offentlige ordregivere.

Comdia Innovation gør det nemmere for virksomheder at komme i dialog med den offentlige sektor og dermed skabe den indgang, som har været efterspurgt længe.

Omdrejningspunktet er basismodulet til opsætning af behovs- og fokusområder. Her kan den ordregivende myndighed tydeliggøre, hvilke innovative områder man forventer at arbejde med frem over, og dermed åbne op for at virksomheder kan give deres bud på, hvordan konkrete behov løses.

KonsortieMatch faciliterer samarbejde og gennemsigtighed og gør det muligt for leverandører at finde hinanden i forbindelse med en opgave. Interesserede virksomheder kan vise deres interesse i at indgå som underleverandør, samarbejdspartner eller primær leverandør på større projekter. eller indgå i samarbejde med andre virksomheder og byde på opgaver som konsortium. 

Konsortiematch giver din virksomhed mulighed for at finde en konsortiepartner på konkrete udbud. Den offentlige indkøber angiver på udbudsplanen, hvilke udbud, som er egnet til konsortier. Når din virksomhed har oprettet en konsortieprofil på udbuddet, vil det være muligt at se oplysninger på andre virksomheder, som ønsker at deltage i et konsortium.

Velkommen til Comdia

Den digitale platform til Offentlig-Privat Samarbejde

Comdia er en åben platform, som nemt og digitalt understøtter dialog og samarbejde mellem fagpersoner, virksomheder og offentlige organisationer inden for indkøb og udbud.

Det er gratis at oprette sig med en brugerprofil på Comdia for private virksomheder, fagpersoner og interesserede markedsaktører.

Profilen giver din virksomhed adgang til en lang række løsninger, som kan biddrage til at synliggøre virksomheden over for offentlige indkøbere, samt øge muligheden for dialog og samarbejde.

Leverandørlister
Din virksomhed kan nemt tilmelde sig kommuner og andre offentlige enheders Leverandør– og Håndværkerlister. Listerne bidrager til at synliggøre virksomheder og deres kompetencer i forbindelse med mindre opgaver, under EU’s tærskel-værdier. I kan se en fuld oversigt over de kommuner og enheder, som allerede anvender Leverandør– og Hånd-værkerlisterne her: www.comdia.com/publinked/vendor

Udbudsplaner
Udbudsplanerne giver din virksomhed informationer om offentlige organisationers kommende udbud. Dvs. alt fra dato for offentliggørelse, kontaktinformation til informationer om deltagende og vindende leverandører. Din virksomhed vil på udbudsplanerne også kunne uploade beskeder og informationer om produkter og løsninger. Herved kan den offentlige indkøber altid holde sig opdateret om nye løsninger og teknologier op til et udbud.

Dialog og Idé-udbud
Din virksomhed kan abonnere på nyheder om relevante dialoger og idé-udbud. Virksomheden vil blive orienteret når en offentlig organisation ønsker at komme i dialog med markedet. Det kan bl.a. vedrøre dialog omkring udbudsmateriale, nye løsninger eller markedsafdækning. Dialogen foregår digitalt på Comdia og skal sikre, at offentlige indkøbere kan gå i udbud på det mest oplyste grundlag.

Konsortiematch
Konsortiematch giver din virksomhed mulighed for at finde en konsortiepartner på konkrete udbud. Den offentlige indkøber angiver på udbudsplanen, hvilke udbud, som er egnet til konsortier. Når din virksomhed har oprettet en konsortieprofil på udbuddet, vil det være muligt at se oplysninger på andre virksomheder, som ønsker at deltage i et konsortium.

På www.comdia.com kan din virksomhed også se mere omkring, hvilke offentlige organisationer, som i dag anvender platformen.
Opret en brugerprofil allerede i dag…

Husk! Jo mere uddybende profilen er, desto større er muligheden for at synliggøre din virksomhed.